Business Tools for ACT! est le module complémentaire indispensable à tout utilisateur de ACT! by Sage
ACT! by Sage est le numéro 1 dans le monde des logiciels de gestion de contacts et d’entreprises permettant, en toute simplicité, de structurer et d’organiser efficacement la relation client.
Il rassemble plus de 2,7 millions d’utilisateurs, pour 41.000 entreprises utilisatrices dans le monde.
Business Tools intègre plus de 21 fonctionnalités inédites permettant aux utilisateurs d’être encore plus efficaces et productifs.
Simple à installer et à mettre en oeuvre, Business Tools for ACT! ne nécessite aucune production de lignes de code.
Business Tools for ACT! est compatible avec les versions 11.0 (2009), 12.0 (2010) et 13.0 (2011)
 ETABLIR UNE LIAISON AVEC LES BASES DE DONNEES DU BACK OFFICE GRACE AU CONNECTEUR DYNAMIQUE
Business Tools for ACT! permet à ACT! d’établir une liaison dynamique entre une base de données externe (MS-SQL, MySQL, Oracle, Access, Firebird, DB2, Sybase) et un onglet présent au sein de ACT!.
Les données issues de la requête SQL peuvent ainsi être classées et ordonnées dans les onglets (contacts, sociétés, groupes) de manière libre et sélective.
Business Tools for ACT! permet aux utilisateurs d’accéder aux informations du Back Office directement depuis ACT!.
 INTERPRETER SOUS FORME GRAPHIQUE LES DONNEES EXTERNES POUR FACILITER LA COMPREHENSION DES UTILISATEURS
L’interprétation de certaines informations est souvent délicate lorsqu'elle n’est pas confortée par des graphiques clairs et synthétiques.
Grâce à sa fonction exclusive, Business Tools permet d’établir une liaison dynamique avec une base de données externe (MS-SQL Server, MySQL, Oracle, Access, Firebird, DB2, Sybase), d’afficher les graphiques préalablement personnalisés et de présenter le résultat dans un onglet présent au sein de ACT!.
 REALISER DES DEVIS A LA DEMANDE A PARTIR DE MODELES ILLIMITES AU FORMAT EXCEL
Business Tools for ACT! permet (à partir de boutons disponibles sur le
formulaire du logiciel ACT!) de réaliser des devis en toute
simplicité. Les offres fusionnées s’appuient sur un nombre illimité de
modèles préalablement personnalisés et pouvant contenir tous les
champs présents dans votre base de données ACT!.
Les offres au format MS Excel ainsi éditées sont instantanément
numérotées, enregistrées avec un nom de fichier comportant les variables
libres puis stockées dans l’historique des contacts concernés.
Vous bénéficiez ainsi de toute la puissance et de la souplesse de
MS Excel pour construire vos offres commerciales et les éditer
directement au format PDF.
 GERER LES CAMPAGNES E-MAILING AVEC LA FONCTION TRACKING DE SARBACANE GRACE AU CONNECTEUR INTEGRE
Récupérez directement dans votre base de données ACT! les résultats de campagnes d’e-mailing lancées depuis Sarbacane ©.
Les contacts trackés peuvent être introduits automatiquement dans votre base de données ACT!.
Business Tools for ACT! organise automatiquement dans votre base de données ACT! vos campagnes, en classant et en structurant les résultats à partir des liens élaborés dans Sarbacane ©.
Les leads issus de vos campagnes peuvent ainsi être redistribués de manière automatique dans ACT! pour un traitement immédiat par vos équipes commerciales. Business Tools for ACT! prend également en compte les demandes de désabonnement.
 GENERER DES CALCULS AUTOMATIQUES SUR TOUS LES CHAMPS DISPONIBLES DE ACT! BY SAGE AVEC LE CREATEUR DE FORMULES
Créateur de formules pour générer des calculs automatiques ou à la demande, Business Tools for ACT! autorise la création de formules simples ou complexes pour exécuter vos calculs directement dans la vue des contacts, des groupes, des entreprises ou des opportunités de ACT!.
 AFFICHER AUTOMATIQUEMENT LE FORMULAIRE CORRESPONDANT AUX CRITERES PREDEFINIS DU CONTACT, DE LA SOCIETE OU DU GROUPE
Afficher automatiquement le bon formulaire, répondant aux critères prédéfinis du contact, de la société ou du groupe. La diversité des contacts et des sociétés composant une base commerciale peut varier, au même titre que la nature des informations que vous souhaitez qualifier sur chacun des enregistrements. Business Tools for ACT! permet de déterminer en toute simplicité le formulaire devant être affiché automatiquement à partir d’un critère que vous avez préalablement défini.
 POSITIONNER AUTOMATIQUEMENT LES CONTACTS DANS LEURS ENTREPRISES RESPECTIVES PUIS ETABLIR UN LIEN HYPERTEXTE
Business Tools for ACT! permet de rapprocher automatiquement les contacts et les entreprises en les associant, pour une meilleure exploitation de ACT!.
Très pratique, cette fonction permet, lors de la migration d’anciennes bases ACT! vers un format plus récent, d’exploiter au mieux le potentiel de ACT! et de gagner un temps précieux en évitant un traitement manuel de cette opération de rapprochement.
Business Tools for ACT! permet également de mettre à jour périodiquement les contacts perdus non rattachés.
 REMPLIR AUTOMATIQUEMENT UN OU PLUSIEURS CHAMPS A PARTIR D’UNE VALEUR SAISIE DANS UNE ZONE
Business Tools permet à ACT! de créer un système de saisie automatique entre différents champs. C'est un outil de précision quant à la saisie des informations dans une base de données. En effet, en liant par exemple les champs « ville », « code postal » et « département », cette fonction assure à l'utilisateur l'exactitude des données saisies.
 FACILITER LA MISE EN PAGE DES FORMULAIRES DE ACT! BY SAGE GRACE AUX COMPOSANTS GRAPHIQUES
Composants graphiques facilitant la lisibilité des formulaires de ACT!. Business Tools for ACT! intègre des composants graphiques exclusifs et inexistants dans la version standard de ACT!. Boutons simples pour lancer des fonctions, onglets simples ou onglets avancés agrémentés d’icônes. Vous disposez d’éléments permettant de rendre vos formulaires ACT! plus clairs, plus dynamiques et plus concis. Les composants Business Tools for ACT! sont directement paramétrables dans ACT! pour répondre précisément à vos besoins.
 DEFINIR DES LIAISONS HYPERTEXTES ILLIMITEES POUR NAVIGUER DE CONTACT EN CONTACT OU DE SOCIETE EN SOCIETE
Grâce à Business Tools for ACT!, vous disposez dorénavant de fonctionnalités permettant le paramétrage de la navigation à l’intérieur des formulaires de ACT!.
Bien plus encore, vous pouvez naviguer de contact en contact avec des listes automatiquement constituées à partir des valeurs que vous avez paramétrées au sein même de votre base de données.
Par exemple, vous pouvez créer un lien hypertexte avec un autre contact déjà présent dans la même base
de données ACT!. A partir d’un simple clic, vous passez ainsi de contact en contact ou de contact en
groupe, suivant des combinaisons que vous pouvez agrémenter au gré de vos besoins.
 APPLIQUER UNE INCREMENTATION NUMERIQUE SUR VOS CONTACTS, SOCIETES, GROUPES ET OPPORTUNITES
Business Tools for ACT! autorise la création d’une incrémentation (numérotation) automatique que vous pouvez paramétrer avec des formules libres dans votre base de données ACT!.
L’incrémentation peut être mise en service sur les contacts, les groupes, les opportunités ou les sociétés de votre base de données ACT!.
 IMPORTER
AUTOMATIQUEMENT DANS ACT! BY SAGE LES FICHIERS EXTERNES AUX FORMATS
DIVERS
Grâce à la fonction Import de Business Tools for ACT!, vous disposez d’une interface étendue, vous permettant d’importer les informations que vous souhaitez intégrer dans votre base de données ACT!.
Cette fonction exclusive de Business Tools for ACT! permet de compléter et de mettre à jour des enregistrements déjà existants à partir de fichiers externes (ou base de données) sans pour autant générer de doublons. Cette fonction est généralement utilisée pour intégrer les informations provenant du Back Office ou des fournisseurs de données marketing du marché dans votre base ACT!. Cette tâche peut être automatisée grâce à un programmateur horaire intégré.
 EXPORTER AUTOMATIQUEMENT VOS DONNEES VERS UN FICHIER OU UNE BASE DE DONNEES EXTERNES
Exporter automatiquement vos contacts, sociétés, groupes et opportunités vers un fichier ou une base de données externes. L’intégration du CRM avec les outils du Back Office diffère systématiquement selon la nature des applications de gestion employées par les entreprises. Grâce à Business Tools for ACT!, vous disposez d’une interface vous permettant d’exporter à la demande ou de manière globale les informations que vous souhaitez exploiter dans votre système d’informations.
Par exemple, cette fonction exclusive de Business Tools for ACT! permet, depuis un bouton positionné dans les formulaires de ACT!, de transférer un ensemble de champs préalablement sélectionnés vers la base de données ou le fichier cible.
INDIQUER AISEMENT LE NIVEAU DE RELATION EXISTANT ENTRE LES CONTACTS PRESENTS DANS ACT! BY SAGE
Business Tools for ACT! vous permet de définir aisément le type de relation que les contacts peuvent entretenir les uns avec les autres au sein d’une même base de données ACT!.
Par exemple, vous pourrez définir que le contact « Pierre est AMI du contact Franck, qui lui-même est FOURNISSEUR de votre CLIENT Mr Robert ». Cette fonction est paramétrable et disponible pour les contacts, les sociétés et les groupes.
 OUVRIR UN ACCES IMMEDIAT A VOS FICHIERS OU REPERTOIRES LOCAUX
Le système d’information exige souvent le respect d’une organisation existante, sur laquelle le CRM doit être capable de s’appuyer. Business Tools for ACT! permet de créer des champs permettant d’établir un lien URL contenant un accès direct au répertoire ou au fichier se rapportant à l’enregistrement.
Par exemple, cette fonction permet de ne pas désorganiser l’arborescence existante de dossiers clients (contenant des documents bureautiques par exemple), tout en dirigeant ACT! directement vers l’emplacement souhaité en un clic de souris.
 STRUCTURER VOS GROUPES ET LES ORGANISER AUTOMATIQUEMENT A PARTIR DE CRITERES PREDEFINIS
Les groupes constituent une fonctionnalité importante de ACT!. Leur classement peut devenir difficile à organiser sans la fonction de Business Tools for ACT! permettant de classer automatiquement les groupes à l’intérieur d’autres groupes, en respectant des critères de classement définis au préalable.
Par exemple, un groupe de type projet pourra être classé automatiquement dans son arborescence « groupe » par année et sous-groupe «collaborateur», si cette information est disponible dans la liste déroulante d’un champ de groupe utilisé dans ACT!. Le résultat de ce traitement automatique permet un classement clair, structuré et efficace des groupes, tout en facilitant la recherche de l’information.
CREER DES TABLES RELATIONNELLES ILLIMITEES EN TOUTE SIMPLICITE
Depuis la version 10 de ACT!, le SDK (kit de développement logiciel) autorise la création de tables relatives aux contacts, groupes et compagnies. Business Tools for ACT! permet ainsi de créer et paramétrer des tables relationnelles par le biais de Wizard de paramétrage. Les données issues du paramétrage peuvent ainsi être classées et ordonnées dans des onglets ou dans une vue flottante.
 POSITIONNER DES DONNEES EXTERNES SOUS FORME DE TABLEAUX FIXES, SUR DES PERIODES PREDEFINIES
Business Tools permet à ACT! d’établir une liaison entre la base ACT! et une base de données externe de manière périodique. Ces données peuvent être classées dans un onglet présent sur le formulaire ACT!. La fonctionnalité « SQL Period Grid » permet de positionner des données sous forme de tableaux fixes sur 12 mois, 4 trimestres, 2 semestres et X années pour une interprétation des données claire et ordonnée.
 IMPORTER AUTOMATIQUEMENT DANS ACT! LES CONTACTS PROVENANT DE VOTRE SITE WEB ET TRANSMIS VIA LES E-MAILS DANS MICROSOFT OUTLOOK
Business Tools permet à ACT! d’importer, automatiquement ou non, des contacts issus de formulaires de renseignement transmis via les e-mails dans MS Outlook.
Récupérez directement dans votre base de données ACT! les contacts stockés dans MS Outlook. Ce processus affranchit l’utilisateur d’une double saisie fastidieuse de l’information.
 SUPPRIMER EN MASSE DES HISTORIQUES ET DES NOTES A PARTIR DE CRITERES PREDEFINIS
Business Tools for ACT! permet de supprimer en masse les historiques et notes sur les contacts, les sociétés, les groupes ou les opportunités depuis des critères prédéfinis. Une entreprise peut ainsi alléger sa base de données ACT! en supprimant les éléments jugés inactifs. Un simple bouton positionné sur le formulaire ACT! permet à l’utilisateur de supprimer les notes et historiques sur l’enregistrement actif, la consultation active ou sur toute la base ACT!
 CREER AUTOMATIQUEMENT LA FICHE CONTACT D’UN DECIDEUR QUALIFIE DEPUIS LES FORMULAIRES DE PROSPECTION
Business Tools for ACT! permet, par le biais d’un simple paramétrage, d'enregistrer directement dans la table contact une fiche, à partir des informations préalablement renseignées sur le formulaire de société.
A partir d’un formulaire de prospection, vous pouvez ainsi créer, par un simple clic sur un bouton du formulaire de ACT!, la fiche contact contenant automatiquement les informations qualifiées au moment de la prospection et,ce, sans générer de doublons.
Cette fonctionnalité permet ainsi un gain de temps considérable et évite une double saisie fastidieuse de l’information.
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